Podnikatelé, kteří nemají povinnost vést podvojné účetnictví a neuplatňují výdajové paušály či paušální daň, musí vést daňovou evidenci

Co je daňová evidence

Daňová evidence podnikatelům slouží k evidování:

  • majetku, 
  • závazků, 
  • příjmů 
  • a výdajů.

Mohou ji vést pouze fyzické osoby, nikoliv právnické. Jejím prostřednictvím prokazují úřadům svou ekonomickou situaci a také díky ní spočítají, kolik zaplatí na dani z příjmu nebo kolik odvedou na sociálním a zdravotním pojištění.

Jednoznačně nejdostupnějším řešením pro vedení daňové evidence je Microsoft Excel, případně Google tabulky. Jestliže si podnikatelé chtějí práci zjednodušit, využívají systémy na vedení daňové evidence, které jsou často součástí účetních programů.

Pokud vedete daňovou evidenci, musíte shromažďovat všechny doklady. Abyste si totiž mohli uplatnit reálné náklady, musíte je prokázat.

Doklady si očíslujte, abyste je v případě potřeby dokázali dohledat.

Jaké jsou náležitosti a podoba daňové evidence

Při vedení daňové evidence využijete:

  • deník příjmů a výdajů
  • a evidenci majetku a závazků.

Deník příjmů a výdajů

V daňové evidenci se neobejdete bez deníku příjmů a výdajů neboli peněžního deníku. Do něj průběžně zapisujete všechny příjmy a výdaje ze svého podnikání.

  • Deník příjmů a výdajů musí obsahovat tyto náležitosti (kolonky):
  • datum,
  • číslo dokladu,
  • slovní popis transakce (např. nákup materiálu, platba nájemného, úhrada faktury č. 2022001),
  • označení, zda jde o příjem, nebo výdaj,
  • výši přijatého či zaplaceného DPH (jste-li plátci DPH)
  • a označení, zda jde o daňový, nebo nedaňový příjem/výdaj.

Pokud nejste plátci DPH, zapisujete do evidence údaje s datem, kdy skutečně došlo k transakci (=  přijetí či vydání peněz). Například pokud fakturu vystavíte 1. června, ale zákazník ji zaplatí až 26. června, do evidence si příjem zapíšete s datem 26. června.

Jestliže jste plátci DPH, do kolonky s datem napíšete datum uskutečnění zdanitelného plnění uvedené na dokladu. 

Jako plátci DPH musíte spolu s daňovou evidencí vést navíc pomocnou evidenci k DPH. V ní rozlišujete DPH:

  • přijaté (z nákupů zboží a služeb) 
  • a placené (z vystavených faktur).

Evidence majetku a závazků

Kromě příjmů a výdajů v daňové evidenci sledujete také majetek a závazky související s podnikáním. Tzn., že evidujete:

  • jaký vlastníte dlouhodobý, oběžný a drobný majetek,
  • co komu dlužíte (= závazky),
  • co ostatní dluží vám (= pohledávky).

K 31. 12. pak musíte každoročně provést inventarizaci a zjistit skutečný stav:

  •  zásob,
  • hmotného majetku,
  • pohledávek 
  •  závazků.

Závěry z inventarizace sepíšete a uložíte do archivu pro případnou kontrolu.

Archivace dokladů

Nezapomeňte ani na průběžnou archivaci dokladů. V případě, že k vám přijde kontrola z finančního úřadu, musíte doložit existenci všech dokladů v daňové evidenci. Neplátci DPH doklady archivují minimálně 3 roky, zatímco plátci DPH 10 let.

Přehledná a jednodušší daňová evidence v softwaru

Vedení daňové evidence vám usnadní například specializovaný program na daňovou evidenci Money S3. V něm vystavujete faktury, evidujete své výdaje a všechny doklady dohledáte na jednom místě. Navíc máte k dispozici spoustu dalších funkcí jako třeba skladové hospodářství nebo mzdovou agendu. 

TIP: Možná se vám místo vedení daňové evidence vyplatí vést účetnictví. Jejich hlavní rozdíly popisujeme v článku daňová evidence vs účetnictví.