Moderní systémy nabízejí nespočet funkcí, které mohou nejen výrazně zrychlit administrativu a snížit náklady, ale pomáhají firmám fungovat v dnešním hybridním, či dokonce zcela virtuálním pracovním prostředím.

Příkladem takové funkce je nástroj pro elektronické podepisování dokumentů. Bez podpisu se neobejde prakticky žádný dokument ani v éře digitalizace. Tisknout dokumenty a po podpisu je znovu skenovat je nejen zdlouhavé, ale také neekonomické a neekologické. Konica Minolta, která dodává na český trh služby spojené s digitalizací dokumentů již řadu let, proto uzavřela spolupráci s českým start-upem Signi, a nabídla svým zákazníkům nástroj pro elektronický podpis.

„Díky spolupráci se Signi jsme nyní schopni poskytovat a integrovat do zákaznických procesů a systémů důvěryhodné podepisování. Obrovskou výhodou je, že podepisující strany nemusí mít žádné extra vybavení či certifikáty. V zásadě vám stačí pouze mobil/tablet/počítač a připojení k internetu. Takto je možné podepisovat – a je právně uznatelné – cca 90 % běžné administrativní agendy, jako jsou smlouvy, objednávky, faktury, předávací protokoly, souhlasy se zpracováním údajů nebo třeba interní zaměstnanecké dokumenty,“ přiblížil možnosti nástroje Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech, a dodal: „Aktuálně získává elektronický podpis na významu také v souvislosti s častou prací zaměstnanců z domova. Home office tak již přestává být překážkou pro vyřízení nezbytných podpisů dokumentů a firemní administrativa může s bez problémů fungovat.“

Hlavním přínosem elektronického podepisování je výrazné zkrácení doby zpracovávání dokumentů. Nejvíce je to patrné na příkladu smluv. Tradiční postup vyžaduje tisk smlouvy a postupné zasílání originálu poštou či kurýrem k podpisu všem zúčastněným stranám. To mnohdy zabere několik týdnů, nehledě na rizika zpoždění, ztráty, znehodnocení a podobně. Podle vlastních zkušeností společnosti Konica Minolta je díky elektronickému podepisování více než 80 % schváleno za méně než jeden den.

Kromě úspory času to představuje i nezanedbatelný finanční přínos. „Opět vycházíme z analýz, kdy průměrná cena schválení fyzické smlouvy vyjde zhruba na necelých 200 korun. Sestává z ceny práce zaměstnance, poplatků na poště nebo ceny kurýrních služeb, obálek a podobně. Oproti tomu cena schválení smlouvy s využitím elektronického dokumentu vychází na 50 korun. Hovoříme tedy o úspoře až 75 %,“ doplnil Atanasčev. U středně velké firmy se tak celkové úspory mohou pohybovat v řádu stovek tisíc korun.